La Ley de Parkinson
Decir que a veces somos un poco vagos y que perdemos el tiempo en cosas que no deberíamos, no suena cool, por eso ahora los más modernos lo llaman procrastinar. Suena mucho más guay, parece hasta algo bueno, ¿verdad?
Y lo que unos llaman procrastinar, otros lo llaman la Ley de Parkinson y de eso te vengo a hablar hoy: La Ley de Parkinson o dicho en otras palabras, ¿Por qué nos gusta tanto perder el tiempo en lugar de realizar nuestras tareas?
Qué es la Ley de Parkinson
Para obtener los mejores resultados en nuestro trabajo es fundamental que gestionemos correctamente nuestro tiempo, es la única forma de ser más competitivos. Echemos un vistazo hacia atrás en la historia y veamos de dónde sale esta ley.
En 1970, Cyril Parkinson, después de observar la oficina británica en la que trabajaba, formuló su propia teoría acerca de porque posponemos las tareas y perdemos tanto el tiempo en lo que no es importante.
| El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.
Cyril Parkinson.
Con esto vengo a decirte que cuanto menos tiempo tengamos para hacer una tarea, más rápido la terminaremos. Y cuando más tiempo tengamos para hacer nuestras tareas, menos esfuerzo dedicaremos para terminarlas, por lo que más la alargamos en el tiempo.
Si te digo:
– «Necesito este informe para esta misma tarde a las 17.10«.
Seguramente no pierdas el tiempo y te pongas enseguida. En cambio si te digo:
– “Cuando puedas hazme el informe semanal y me lo envías”.
No correrás a hacerlo e igual pierdas el tiempo con nimiedades por el camino. ¿Fácil, no?
Hay tres claves en las que se resume la Ley de Parkinson. Son las siguientes.
- El trabajo. El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizar la tarea.
- El tiempo. El tiempo que dedicamos a las tareas no es proporcional a su importancia.
- El gasto. Los gastos aumentan hasta el punto de cubrir todos los ingresos. Esta es la razón y el porqué de que algunas empresas gastan todos sus recursos y es que cuanto más ganamos, más gastamos.
Me gustaría contarte cómo afecta la Ley de Parkinson en la productividad de las personas. Sigue leyendo que lo vas a entender perfectamente.
La productividad y la Ley de Parkinson
Según Parkinson, las personas, en lugar de optimizar nuestro tiempo, prolongamos el proceso y terminamos haciendo menos en más tiempo. Esto implica que nuestra procrastinación crece a medida que nuestra productividad decae.
Eso no es todo pero, porque este proceso tiene unas consecuencias sobre nuestro trabajo. ¿Cuáles son?
- La ley del menor esfuerzo. Tendemos a trabajar de forma más lenta y relajada y nuestro rendimiento es el mínimo. Hasta que no vemos que el reloj está llegando a su fin, nuestra tarea se realiza con total tranquilidad. Como si el tiempo no corriera en nuestra contra.
- Cuanto más presupuesto, mayor será el gasto. Lo que te comentaba antes, la gestión de nuestro presupuesto va muy ligada a la gestión de nuestro tiempo.
- Nuestro trabajo, más complejo, el resultado no tanto. Esto puede resultar contraproducente, ya que cuando más tiempo tenemos para dedicar a una tarea, más complejo se volverá nuestro trabajo, sobretodo si lo que necesitamos es una respuesta rápida.
- Arriba las tareas triviales. Es la Ley de la Trivialidad y está muy relacionada con la Ley de Parkinson. Y significa que cuanto menos importantes sean nuestras tareas, más tiempo les dedicaremos. Las tareas más relevantes en cambio seguramente acaben perdiendo la importancia que deberían tener.
Seguro que te ha pasado más de una vez. Piensa en cuando eras estudiante y perdías el tiempo con cualquier cosa sin importancia, con tal de no estudiar hasta limpiabas tu cuarto. He acertado, ¿Verdad?
¿Qué hago para no sufrir de ley de Parkinson?
No te preocupes, que como la mayoría de las cosas, esto tiene solución. Hay técnicas de productividad que te ayudarán a hacer más tareas o proyectos en menos tiempo.
Veámoslas.
Técnica del Time Blocking
Se trata de asignar tiempos a cada tarea para evitar perder el tiempo con aquellas tareas que no necesitan apenas tiempo. Por ejemplo 45 minutos para elaborar el informe, 10 minutos para revisar y contestar el correo, 45 minutos más para seguir con el informe, 15 minutos de descanso…
Es la mejor manera para aprovechar tu tiempo al máximo, exprimir a tope tu productividad y evitar perder más tiempo del estrictamente necesario en cada tarea.
La regla de los dos minutos
Una regla de oro. Se trata de la regla más básica del método GTD (Getting Things Done). Viene a decir que cualquier tarea que tengamos pendiente y que pueda hacerse en dos minutos debe de hacerse de inmediato sin posponerla.
El tiempo no tiene porqué seguirse a rajatabla, puedes adaptarlo un poco a tus necesidades por ejemplo 5 minutos. La cuestión es realizar lo primero de todo aquellas tareas que son muy sencillas y rápidas de hacer. Una llamada telefónica, responder a un correo electrónico, enviar un documento a un compañero…
El principio de Pareto
Este principio es conocido como la regla 80/20, y dice que el 80% de los resultados proceden del 20% del esfuerzo que aplicamos en un tarea. Es decir, la totalidad de nuestro trabajo tiene un impacto reducido sobre el resultado final de éste y las cosas más importantes se reducen en espacios de tiempo más cortos.
Tu propio método
Puedes crear tus propios métodos o reglas a partir de las anteriores para gestionar tu propio tiempo de trabajo en función de tus limitaciones o problemas. Por ejemplo si tu problema es que te distraes con mucha facilidad crea reglas propias y rutinas personalizadas para evitarlo.
Ahora que ya sabes que es la Ley de Parkinson y cómo combatirla es hora de poner las manos a la obra, trabajar mejor en menos tiempo y ser más eficiente, ¿No crees? Si quieres puedo ayudarte en ello, solicita una consultoría estratégica conmigo y lo hablamos.